Benarkah investasi IT (Information Technology/Teknologi Informasi) pada dunia logistik dapat memberikan return yang sepadan, atau hanya sekedar “ikut-ikutan digitalisasi, biar kekinian”? Apakah investasi IT malah hanya akan menambah komponen biaya logistik?
Pada artikel ini, kami akan memaparkan sejumlah pendapat “awam” mengenai penerapan teknologi informasi, yang seringkali berujung pada kesimpulan “Software / IT hanya buang-buang uang saja”. Lalu, kami akan memberikan contoh riil penerapan teknologi informasi (IT) yang baik dan benar, sehingga dapat meningkatkan efisiensi dan memberikan “direct benefit” berupa penghematan transportation cost sebesar IDR 2.5M per bulannya.
Pendapat bahwa penerapan teknologi informasi (IT) tidak terlalu penting memang banyak dikemukakan oleh ahli-ahli bisnis dan manajemen. Seperti pada tulisan Nicholas G Carr pada Harvard Business Review, IT Doesn’t Matter
Seiring dengan kemajuan IT yang pesat dan terjadi di mana-mana, nilai kepentingan strategisnya semakin berkurang. Pendekatan Anda dalam investasi dan manajemen IT harus berubah secara drastis pula.
— Nicholas G. Carr
Kenapa hal tersebut dapat mengemuka?
Hal ini terjadi karena banyak implementasi IT di perusahaan ternyata tidak terbukti mampu memberikan value dan dampak yang signifikan bagi perusahaan, baik dari sisi pembukaan peluang baru (opportunity) ataupun meningkatkan efektivitas dan efisiensi perusahaan.
Padahal jika ditinjau lebih rinci lagi, ketidakbermanfaatan investasi IT pada perusahaan terdiri dari berbagai macam faktor, sehingga kita tidak bisa menggebyah-uyah atau menyamaratakan hal-hal tersebut dan memiliki mindset bahwa investasi IT merupakan investasi yang mubazir.
Bagaimana dengan investasi IT di industri logistik?
Baru-baru ini, kami di ritase.com juga mendapati adanya stigma bahwa teknologi atau software yang diterapkan di dunia logistik tidak akan memberikan dampak dan hanya bersifat sebagai “gimmick” bagi industri logistik.
Beberapa pelaku industri, bahkan dengan tegas menyatakan bahwa investasi IT untuk manajemen transportasi dan logistik hanya akan menambah biaya (cost) logistik. Sehingga biaya logistik akan menjadi semakin mahal.
Mungkin saja pendapat tersebut ada benarnya. Karena selama ini, ada perusahaan yang telah melakukan investasi IT yang kurang tepat sasaran. Jadi, berdasarkan pengalaman tersebut, mereka pesimis pada saat harus menerapkan investasi IT pada divisi logistik-nya. Pengalaman-pengalaman buruk tersebut akhirnya membentuk mindset negatif di benak para pelaku industri logistik, akibatnya mereka merasa enggan untuk investasi IT. Padahal sebenarnya memiliki tujuan baik, yaitu untuk meningkatkan performa manajemen transportasi dan logistik mereka.
Jika kita gali lebih dalam, hal tersebut mungkin saja terjadi karena mereka pernah bayar software mahal-mahal, yang ujungnya hanya membantu proses administrasi saja. Memindahkan proses administrasi dari file-file spreadsheet excel ke dalam sebuah software pencatatan transaksi, hal ini tentunya tidak akan memiliki dampak yang signifikan.
Mengapa?
Breakdown komponen biaya logistik di dunia.
Ternyata, komponen biaya administrasi hanya memiliki sumbangsih sebesar 2.2% saja dari keseluruhan total biaya logistik. Jadi, ketika Anda melakukan investasi IT, dengan tujuan hanya untuk merapikan administrasi logistik Anda, efisiensi tersebut hanya akan berdampak pada komponen administrasi, yang jumlahnya kurang lebih 2.2% dari total biaya logistik yang perlu Anda keluarkan. Akhirnya investasi IT tersebut malah terlihat percuma, dan dicap cuma menambah komponen beban biaya logistik.
Tetapi, apakah narasi di atas adalah kebenaran yang absolut?
Pengalaman yang dialami sebagian pelaku industri logistik di atas tidak sepenuhnya benar. Di ritase.com, kami memiliki pengalaman membantu sebuah perusahaan multinasional FMCG untuk melakukan implementasi IT dan transformasi digital pada divisi transportasi dan logistik mereka.
Platform yang digunakan adalah Ritase Enterprise SaaS Solution.
Dari hasil analisis data selama 6 bulan pasca implementasi Ritase Enterprise SaaS Solution, blended transportation cost turun sebesar ~4.95% per trip!
Blended Cost setelah implementasi Ritase Enterprise Saas Solution.
Perusahaan tersebut dapat langsung menikmati hasil implementasi IT yang mereka lakukan. Efisiensi tersebut didapat dari penurunan biaya logistik rata-rata perusahaan. Awalnya biaya rata-rata pengiriman sebesar Rp 5.35 juta, dalam waktu 5 bulan, biaya logistik rata-rata per pengiriman dapat diturunkan sampai dengan Rp 5,08 juta (berkurang Rp 262 ribu, atau sebesar 4.95%).
Dengan jumlah pengiriman mencapai 9 ribu — 10ribu trip per bulan, maka total efisiensi yang didapatkan mencapai minimal Rp 2.5 Miliar per bulan!
Hasil tersebut diperoleh dalam waktu relatif singkat. Setelah seluruh proses implementasi teknologi, sosialisasi, penegakan SOP dan rangkaian proses digitalisasi dengan menggunakan platform ritase.
Dengan demikian, investasi IT yang tepat terbukti dapat memberikan dampak positif yang signifikan bagi perusahaan, namun tentunya jika Anda memilih jenis investasi IT yang tepat dan memilih partner yang tepat.
Bagaimana Ritase Enterprise SaaS Solution dapat melakukannya?
Dampak yang dihasilkan pada mitra Ritase di atas diperoleh dari kombinasi penerapan fitur-fitur teknologi yang memang telah dianalisis dan dirancang khusus oleh tim Ritase yang terdiri dari engineer berpengalaman, product analyst, solution architect, data scientist dan subject matter expert yang telah mempelajari industri logistik ini selama bertahun-tahun.
Beberapa solusi dari Ritase Enterprise SaaS Solution yang terbukti dapat memberikan dampak untuk efisiensi antara lain:
• E-Quotation and Procurement
Proses procurement dan quotation vendor-vendor pelaksana pengiriman menjadi salah satu proses kunci utama yang perlu dioptimalkan. Jika menggunakan metode tradisional, anda harus memiliki tim khusus yang melakukan negosiasi secara manual dengan puluhan atau bahkan ratusan vendor/supplier. Puluhan bahkan ratusan telepon yang dilakukan berulang-ulang untuk mencapai kesepakatan harga. Sebuah proses repetitif yang membosankan bukan?
Kami menyediakan sebuah solusi untuk proses quotation dan procurement vendor logistik dengan sistem digital quotation yang terbuka, transparan dan adil. Sehingga seluruh stakeholder dapat memantau proses negosiasi tiap-tiap rute melalui platform digital yang minim intervensi.
Fitur procurement management secara digital dapat dengan mudah memberikan informasi spesifikasi pengiriman, syarat dan ketentuan pengiriman serta indikasi harga untuk tiap-tiap rute. Vendor dapat mengajukan penawaran berdasarkan informasi procurement dengan mudah.
Data procurement dari Vendor dapat disimpan dan dianalisa untuk menentukan alokasi prioritas penugasan dan pengelompokkan pada tahap eksekusi. Dengan digitalisasi proses procurement dan qoutation menjadi semakin mudah dan transparan.
• Assignment Allocation
Setelah mendapatkan penawaran-penawaran yang kompetitif dari proses digital quotation dan procurement. Kita dapat melakukan pengaturan prioritas penunjukkan transporter dengan menggunakan fitur assignment allocation.
Pada fitur assignment allocation ini, kita membuat bucket-bucket yang memisahkan antara vendor-vendor yang memiliki harga terbaik dengan vendor lain yang menawarkan harga lebih tinggi. Sehingga pada saat terjadi eksekusi pengiriman kita bisa mengatur penunjukan vendor/supplier sesuai dengan bucket prioritas yang telah kita rencanakan.
Kita juga bisa menyusun bucket tersebut dengan kriteria selain harga penawaran, seperti riwayat performa pengiriman vendor dan reputasi vendor. Ketika semua-nya telah terkoneksi dan terdigitalisasi. Pilihan-pilihan perencanaan alokasi ini bisa kita tweak sesuai dengan kebutuhan kita.
Data procurement dari Vendor dapat disimpan dan dianalisa untuk menentukan alokasi prioritas penugasan dan pengelompokkan pada tahap eksekusi. Dengan digitalisasi proses procurement dan qoutation menjadi semakin mudah dan transparan.
• Marketplace Bidding
Fitur Bidding atau Spot Rate Tendering juga menjadi salah satu fitur lagi yang memiliki dampak yang signifikan untuk melakukan efisiensi biaya pengiriman. Pada rute-rute primer yang menjadi primadona. Kita bisa mengaktifkan fitur Open Bid Assignment.
Fitur manajemen bidding untuk membuka peluang penawaran kepada transporter dan vendor diluar alokasi. Fitur ini dapat dimanfaatkan untuk mendapatkan penawaran instan maupun untuk mendapatkan penawaran harga yang lebih kompetitif
Dengan membuka peluang untuk melakukan bidding marketplace, transporter-transporter yang pada saat ini memiliki armada yang sedang idle akan antusias untuk mengajukan harga lebih kompetitif lagi. Dari penawaran-penawaran tersebut kita bisa memilih vendor yang memiliki reputasi yang baik serta memberikan penawaran yang paling optimal.
Proses penentuan pemenang dapat dilakukan sesuai keinginan maupun berdasarkan rekomendasi Ritase AI. Penentuan kriteria pemenang dapat dilakukan berdasarkan harga termurah, performa vendor dan variabel lainnya.
Dynamic pricing marketplace model ini juga akan memberikan dampak pada efisiensi biaya logistik perusahaan kita. Karena anda akan terhubung ke lebih dari 1.000 transporter yang telah menggunakan Ritase Marketplace yang dapat memperluas opsi dan potensi harga yang lebih optimal.
• Load Planning & Appointment
Variable cost yang timbul karena semwrawut-nya antrian muatan juga menjadi salah satu hidden cost yang cukup besar. Biaya inap dan idle time akan tinggi, apalagi jika kita menerapkan skema dedicated truck. Biaya-biaya tersebut secara tidak langsung akan membebani kita.
Kami di Ritase melihat peluang untuk dapat mengoptimalkan proses tersebut dengan membuat sebuah fitur appointment. Fitur ini dapat kita kombinasikan dengan fitur load planning dan assignment untuk dapat memberikan jadwal muat yang lebih teratur dan efektif.
Fitur appointment digunakan untuk mengatur manajemen antrian bongkar muat agar sesuai dengan kapabilitas warehouse yang kita miliki. Semakin minim antrian maka proses akan semakin efektif.
Pengemudi truk cukup menunjukkan jadwal bongkar muat di saat gate-in untuk proses verifikasi oleh petugas lapangan.
Kombinasi dari solusi-solusi diatas terbukti dapat memberikan dampak yang signifikan dalam menurunkan biaya logistik mitra-mitra kami. Masih banyak fitur-fitur andalan lain yang dapat menyelesaikan tantangan-tantangan di dunia logistik yang mungkin dapat membantu Anda untuk mendapatkan Value Added bagi manajemen logistik perusahaan.
Jadi ketika Anda berpikir bahwa Investasi IT untuk dunia logistik ini tidak penting?
Atau bahkan hanya menambah biaya logistik? Mungkin anda belum menemukan partner dan teknologi yang sesuai.
Anda ingin mendapatkan keunggulan kompetitif yang sama dengan mitra-mitra kami yang lain?
Atau ingin menggali potensi solusi lain untuk dapat mengoptimalkan manajemen logistik anda?
Anda bisa mempelajari lebih lanjut fitur-fitur ritase yang lain dengan dengan meninggalkan email dan nomor telpon Anda di halaman web kami, atau dengan mengirim email ke SaaS@ritase.com.